3. 지방자치단체 AI 도입 사례 및 내용

최근 지방자치단체에서 경쟁적으로 AI 및 챗-GPT 도입을 추진하고 있다. 2023년 8월부터 전체부서에서 챗-GPT 활용이 시작되었다. 고이케(小池百合子)지사는 챗-GPT 도입으로 행정업무를 효율화하고 주민 서비스 이노베이션 수단으로 활용하겠다는 전략을 발표하였다. 행정시스템의 디지털화(DX)로 지방정부가 직면한 인력 부족, 재원 부족 문제를 해결하고 새로운 정책 아이디어 도구로 활용하고 있다.
고베(神戸)시는 2023년 5월, 업무에 챗-GPT 활용에 필요한 제도적 근거 마련을 위해 조례 제정이 이루어졌다. 고베시 조례에서 개인정보, 비공개 정보는 챗-GPT에 입력을 금지하고 있다. 직원들 업무에 기존의 ICT 기기와 더불어 챗-GPT 이용을 명문화하였다. 직원들은 문서 요약, 외국어 번역, 의회 질문에 대한 답변서 작성, 단체장의 축사, 정책방안 마련 및 사업안 초안 작성에 활용하는 것으로 나타났다. 고베시는 홍보지 발행에 AI를 활용하고 있다. 홍보지 발행에서 AI에게 구독자의 인물상을 도출시키고 이에 맞게 홍보지를 작성한다. 즉, 시민의 눈높이와 요구에 맞게 홍보지의 콘텐츠를 기획, 작성하는 데 활용한다. 고베시는 2023년 「Azure OpenAI Service」에 맞춰 독자적인 사용환경을 구축하고 시험운영을 마쳤다. 2024년 2월부터는 「Microsoft Copilot」를 전체 직원들이 활용하고 있다. 전체 직원들이 쉽게 업무에 AI를 활용할 수 있도록 프롬프트 사례집을 웹상에서 공유하고 있다(プロンプト事例集URL：https://www.city.kobe.lg.jp/documents/63928/jireishu_1.pdf).
챗-GPT 도입과 활용에 가장 적극적인 자치단체가 요코스카(横須賀)시이다. 요코스카시는 챗-GPT 활용과 DX 추진을 지원하는 내부 조직은 물론 외부 전문가를 영입하여 「AI 어드바이저」로 임명하였다. 그리고 챗-GPT 사용이 자치단체 업무에 미치는 효과 검증이 진행되었다.¹⁾ 업무에 미치는 효과는 비용 대비 효과가 높고, 연간 22,700시간의 업무 단축 효과가 나타났다. 활용 분야는 주로 문서작성, 기획안, 엑셀 함수 작성 및 청사내 시스템을 연계시키기 위한 소스 코드 작성 등에도 활용하고 있다.
요코스카시는 전체 직원이 GPT-4o, LoGo Chat를 통해서 API와 연계해서 사용한다. 모든 직원에게 AI 활용을 확산하는 방안으로 ‘Chat GPT 활용 콘테스트’를 주기적으로 개최하고, 활용사례를 공유하고 있다(ChatGPT活用コンテストURL：https://www.youtube.com/watch?v=Zgy42A45lxk). 그리고 요코스카시의 AI 활용사례를 전국 자치단체 직원들과 공유하기 위한 「요코스카 생성AI 합숙」 이벤트를 실시하고 있으며, 전국 22개 자치단체와 포털사이트 형태로 「자치단체 AI 활용 매거진」을 운영한다.
요코스카시는 지방자치단체 업무에서 챗-GPT 도입의 개인정보 침해, 기밀문서 노출 등과 같은 문제해결방안으로 플러그인(plug-in) 방식을 채택하고 있다. 이러한 방법은 Open AI가 제공하는 알고리즘 방식과 자치단체가 보유한 데이터를 결합하는 방식이다. 플러그인(plug-in) 방식을 채용하면, 챗-GPT가 웹상에 존재하는 데이터보다는 자치단체가 보유한 데이터, 지역 정보만을 근거로 학습하고 대안을 작성한다. 이런 방식은 챗-GPT가 제기하는 거짓 정보나 검증되지 않은 정보를 사실인 것처럼 대답하는 문제(Hallucination)를 해결할 수 있다는 장점이 있다.
이외에도 벳부(別府)시는 AI와 RPA(Robotics Process Automation)를 연계하여 업무에 활용하고 있으며, 활용 결과, 업무 효율성이 87% 증가하였다.²⁾ 벳부시는 자치단체 네트워크인 LGWAN 상에서 웹 형태로 이용 가능한 「자치단체 AI zevo」를 활용하고 있으며, 지역의 AI 업체와 공동으로 운영하고 있다. 시즈오카현에 위치한 코사이(湖西市)시는 SNS 투고 내용작성에 생성 AI를 활용하고 있으며, 시스템 조달사양서, 다양한 코드 생성에 활용하고 있다. 특히, 수도 계량기 검침 과정에서 발생하는 에러 데이터의 자동 재송신에 활용하고 있다. 1) 横須賀市. ｢Chat GPT 活用実証結果報告｣, 2023.
2) 總務省. ｢自治体におけるAI 活用·導入ガイドブック:先行自治体の生成AI導入事例集｣. 2024.

4. 지방자치단체의 업무자동화와 RPA 도입

AI 도입과 더불어 일본 지방자치단체에서 적극적으로 도입되고 있는 것이 업무 자동화 RPA³⁾ 도입이다. 도입 분야를 살펴보면, 매칭, 최적 방안제시, 화상인식, 미래예측 분야에서 도입이 증가하고 있다. 2024년 12월 기준으로 광역자치단체는 96%, 정령지정도시 100%, 시정촌 63%가 도입하고 있다.
RPA 시스템도입 분야는 재정, 회계, 재무 분야가 가장 많다. 그다음이 아동복지, 양육, 건강 의료 고령자 복지 분야 등이다.
지방자치단체 업무 중에서 RPA 시스템도입 효과가 가장 높게 나타나는 업무는 재무회계 분야로 나타났다. 그다음은 지방세 업무로 나타났다. 지방세 업무에서 업무 삭감 효과는 약 94%로 나타났다. RPA 도입 이전에는 업무처리에 877시간 소요되었으나 도입 이후에는 57시간으로 감소한 자치단체도 존재한다. 월간 일정 통지 100%, 재무회계 88%, 세무서로부터 신고데이터 접수 65% 등 업무 삭감이 나타났다. 이외에도 경차 등록시스템 업무 63% 절감, 호적법 개정에 따른 등록 절차 업무 85%, 아동시설 급부 청구서 작성 75.3% 등 다양한 형태로 업무 절감 효과가 나타나고 있다.
RPA 시스템도입 효과는 정성적 효과와 정량적 효과로 구분할 수 있다. 우선, 정성적 효과를 살펴보면, 공무원의 초과 근무 감소가 가장 큰 효과라고 인식하고 있다. 그다음이 RPA 시스템도입에 따른 업무 효율화이다. RPA 도입으로 업무 시간이나 인원 측면에서 여유가 생기면서 추가로 요청되는 업무에 인원을 재배치하는 효과도 큰 것으로 나타났다. 그리고, RPA 시스템도입으로 업무처리의 정확성이 높아지고 수작업으로 처리되는 업무가 감소하면서 인원 감축 효과도 적지 않다. 수작업으로 처리하는 업무가 감소하고 업무 정확성이 높아짐으로써 행정업무의 고도화도 RPA 시스템도입 효과이다. RPA 시스템을 도입하는 효과는 행정업무 효율화뿐만 아니라 주민 행정서비스 향상에서도 나타난다. RPA 시스템도입으로 행정업무처리가 효율화됨으로써 직원들이 고부가가치를 만드는 업무, 또는 사람만이 할 수 있는 주민 상담 업무, 고령자 생활 지원업무 등에 주력함으로써 주민 서비스 향상에 기여한다.
AI/RPA 도입 전략과 관련하여 기초자치단체의 경우, 규모의 경제를 위한 「공동 이용 제안」방식으로 도입되는 점이 특징적이다. 기초자치단체에서 AI 도입에는 방대한 학습 데이터와 재원이 필요하므로 이러한 과제를 해결하기 위하여 「공동 이용 제안」방식으로 도입하고 있다. 공동이용방식은 부족한 재원과 데이터를 확보할 수 있다는 이점이 있다. 광역자치단체의 영역을 넘는 다른 지역과의 연계 방식은 AI시대의 새로운 지역 간 협력 방안이다.
AI/RPA 기술이 도입된 배경은 지역의 지속가능성과 관련해서 DBPM(Data-Based Policy Making), EBPM(Evidence-Based Policy Making) 방식에 근거한 행정업무 효율화가 매우 중요한 이슈로 등장하고 있기 때문이다. 또한, DBPM, EBPM 방식은 지방자치단체가 책정한 예산 계획, 정책방안에 대해서 설득력을 높이고, 정책의 정당성을 제공해 준다. 그러므로 AI/RPA 기술 도입은 지역 자원의 효율적인 활용방안을 도출하고, 지역의 지속가능성 확보에도 긍정적으로 기여한다.

3) RPA는 지금까지 인간만이 수행 가능하다고 상정한 작업이나 일, 고난도의 작업을 인간 대신 실행하는 룰 엔진이나 AI를 지칭한다. 기계학습을 포함한 인지기술을 활용한 업무 대행, 업무 대체 프로그램 등을 지칭한다. 일반적으로는 업무 자동화 프로그램이라고 말하기도 한다.

5. 생성 AI 도입의 과제와 효과

일본 지방자치단체에서 생성 AI 도입과정에서 다양한 과제가 제기되고 있다. 중앙정부가 법적, 제도적 정비와 예산 지원을 진행하고 있지만, 자치단체가 현실적으로 직면한 상황은 간단하지 않다. 자치단체가 처한 디지털 관련 환경이나 추진체계가 미비한 경우도 있지만, 생성 AI 기술에 대한 불신과 한계도 크게 작용하고 있다. 실제로 도입과정에서 가장 어려운 점은 ‘인재부족(549곳)’을 꼽고 있다. 그다음으로 생성 AI가 도출한 결과물의 ‘부정확성’(522곳), 이에 따른 ‘도입효과 불신(471곳)’을 많은 자치단체가 과제로 제시하고 있다. 이외에도 ‘예산부족(436곳)’도 많은 자치단체가 과제라고 지적한다.

실제로 중앙정부나 광역자치단체에서 AI나 생성 AI 도입에 예산지원이 이뤄지고 있지만, 자치단체 내부의 예산 배정에서 AI기술 도입이 우선순위를 차지하지 못한다. 이러한 점에서 예산부족 문제는 생성 AI 도입에 부정적인 요인으로 작용한다. 그리고 생성 AI 도입에서 자치단체 내부적인 과제도 적지 않다. 예산 문제와 더불어 제기되는 문제는 어떤 분야나 업무에 활용할 것인가에 대한 내부적인 논의가 제대로 이루어지지 못하고 있다는 것이다. 생성 AI에 대하여 ‘활용분야 미결정(413곳)’을 내부적인 과제라고 인식하는 자치단체도 적지 않다. 마지막으로 보안문제도 생성 AI도입에서 과제가 되고 있다. ‘정보 유출(365곳)’, ‘저작권 문제(274)’가 과제라고 인식한다.

지방자치단체가 생성 AI 도입과정에서 다양한 문제를 안고 있지만, 도입효과는 적지 않다. 실제로 생성 AI 도입으로 줄어든 시간 및 비용을 어떻게 활용할 것인가에 대해서는 자치단체별로 다양한 방안이 제시되고 있다. 많은 자치단체에서 생성 AI 도입으로 줄어든 시간 및 비용을 ‘업무프로세스 개선(347곳)’, ‘주민서비스 향상(340곳)’, ‘사업개선(305곳)’에 활용하는 것으로 나타났다. 이러한 결과를 보면, 자치단체에서 생성 AI 도입은 행정업무의 개선이나 사업진행방법의 혁신뿐만 아니라 주민서비스 제고를 위한 효율적인 수단이 되고 있다. 생성 AI 도입 효과는 ‘신규사업검토’를 위한 시간 및 예산 확보의 수단으로 인식하고 있다.
그리고 생성 AI 도입은 ‘직원의 휴가 및 여가(227곳)’, ‘근무환경 개선(223곳)’ 등으로 활용하는 자치단체도 적지 않다. 최근 일본에서 지방자치단체 공무원은 인기 있는 직업이 아니다. 많은 자치단체에서 신규채용 공무원을 채우지 못하거나 이직자가 늘어나고 있다. 자치단체는 지역의 대학을 방문하여 취업설명회를 개최하기도 한다. 지방자치단체가 설치한 구인광고, 채용안내 포스터 등이 늘어나고 있다. 이러한 상황에서 생성 AI 도입은 직원의 휴가 및 여가를 늘리고, 근무환경을 개선하여 ‘선택받는 직업’으로서 자치단체 공무원을 만드는데도 기여하고 하다.
현실적으로 모든 자치단체가 AI/RPA 도입에 필요한 인적 자원과 물적 자원을 갖추고 있지 못하다. 지역 간, 자치단체별 편차가 크다. 이러한 격차문제를 해결하기 위해서는 도입 과정에 필요한 정보와 방법, 절차, 계약 방법 등에 대한 정보공유가 필요하다. 전문적인 직원이 부재한 지역이나 시스템 운영에 필요한 노하우 등을 공유하기 위하여 공동 활용방안이 확대되고 있다. 정부에서도 이러한 문제를 해결하기 위하여 「지방자치단체에서 AI/RPA 도입 가이드라인」을 책정, 보급한다. 가이드라인에는 도입 배경, 목적, 사업 개요, 활용 방침, 데이터, 보안대책, 기대효과, 추진체계, 추진 일정, 예산 계획 등과 관련된 내용을 담고 있다.
일본 자치단체에서 진행되는 DX 추진은 행정업무나 민원처리의 디지털화뿐만 아니라 AI/RPA와 같은 새로운 기술이 적극적으로 활용되고 있다는 점에서 시사점이 많다. 제도적, 재정적 지원과 더불어 AI/RPA 도입 및 운영에 필요한 가이드라인 제공, AI 기술의 특성을 살리기 위한 광역 차원에서 공동 활용 등은 한국에도 참고가 될 것이다.